Mange af fordelene ved at bruge et softwareprogram i HR afdelingen i en virksomhed er, at man let og elegant kan trække detaljeret information ud fra systemet. En af de ting de danske HR afdelinger virker mest glade for er hvordan computeren stort set kan skrive rapporterne selv. Formålet med denne artikel er at vise hvordan dette foregår i praksis.
Standardrapporter ? Der findes nærmest ikke et IT system udviklet til HR afdelinger der ikke tilbyder en eller anden form for standardrapporter. Rapportskrivning har typisk været en af de største opgaver for HR afdelingerne, og ved at automatisere de opgaver får man en mere effektiv HR afdeling. Nogle softwareløsninger tilbyder 150 forskellige slags standardrapporter, mens en anden tilbyder 300, men det er ikke tallet som sådan det er vigtigt. Det eneste der betyder noget er, hvorvidt de rapporter, du regner med at have brug for, er undersøttet af den løsning du vælger.
Har din virksomhed brug for at producere rapport omkring omsætningsstatistik, medarbejderuddannelse og/eller fremmøde? Tag et kig på hvilke rapporter HR afdelingen bruger mest tid på at udfærdige lige nu, og sørg for at den software-løsning virksomheden investerer i understøtter så mange af dem som muligt.
Hvis din virksomhed allerede har et ERP system er der god chance for, at mange af funktionaliteterne der kan lette HR afdelingens arbejde kan findes i form af moduler der kan lægges direkte ind i det eksisterende system. Kører virksomheden eksempelvis med Microsoft NAV, kan alt arbejde med lønrapporter og udbetaling klares igennem LESSOR Løn. Det hiver informationen direkte fra ERP systemet og er dermed oppe at køre på ingen tid.
Standardrapporterne kan selvfølgelig tilpasses design- og indholdsmæssigt efter virksomhedens behov, og ligeledes sorteres eller grupperes som det giver mest mening. Du vil sandsynligvis også have mulighed for at eksportere data til Excel eller Word. Dette er nyttigt, da det giver dig den ultimative frihed til at tilpasse disse rapporter helt som du ønsker det.
Som skribent i en HR virksomhed ønsker man at arbejde med software der er nemt at bruge og samtidig omfattende i sin funktionalitet. Mmin erfaring fortæller mig imidlertid, at disse to behov ofte er modstridende. Jo lettere et stykke software gør det at udfærdige en rapport, jo mindre omfattende er funktionaliteten typisk. Det omvendte er selvfølgelig også sandt. Det vigtige ved evaluering af de forskellige softwaremuligheder er at bestemme, hvor omfattende din rapportskrivning er. Jeg har set mange virksomheder, der for eksempel aldrig opretter en ikke-standard rapport. Standardrapporterne opfylder deres behov til fulde. Jeg har set andre virksomheder med meget omfattende rapportskrivning, der ikke har brug for størstedelen af standardrapportene da de er for simple til deres behov.
Du bør altså fastsætte dine behov inden du begynder at evaluere de forskellige muligheder. Noter præcis hvilke rapporter du skal bruge, og sørg for, at det system, du vælger, opfylder dette behov. Sørg for, at hvis det er nødvendigt at udfærdige ikke-standard rapporter, så er det noget softwaren også understøtter.
